Checklist voor een vrijwilligersbeleid

1. Inleiding

• Wat zijn de doelstellingen van de organisatie en haar belangrijkste kernactiviteiten;
• Wat is de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen?
• Wie is er betrokken bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid?
• Hoe wil de organisatie tot een concreet vrijwilligersbeleid komen?

2. Missie en visievorming over het vrijwilligerswerk

• Wat is de belangrijkste motivatie om met vrijwilligers te werken?
• Wat zou het werken met vrijwilligers kunnen toevoegen aan de organisatie; wat leveren ze aan meerwaarde?
• Welke bijdrage leveren vrijwilligers aan het behalen van de doelstellingen/ producten/dienstverlening van de organisatie?
• Welk type vrijwilliger zoekt de organisatie?

3. De positie van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie

• Hoe ziet de organisatiestructuur eruit en het organogram?
• Op welk niveau worden vrijwilligers actief: bestuurlijk, organisatorisch, coördinerend of uitvoerend?
• Wie gaat het vrijwilligerswerk begeleiden en coördineren?
• Wie wordt eindverantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid?
• Welke rechten en plichten zijn er voor vrijwilligers?
• Wordt er gewerkt met een vrijwilligersovereenkomst?
• Wat wordt de begroting en budget voor vrijwilligerswerk?

4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van vrijwilligers

• Welke taken gaan vrijwilligers verrichten? Grote lijn;
• Omschrijf de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in detail en op de verschillende niveaus;
• Omschrijf per taak de ureninzet en verwachtingen naar een vrijwilliger;
• Maak bij ieder takenpakket een vrijwilligersprofiel. Een vrijwilligersprofiel beschrijft: het type vrijwilliger, achtergrond, leeftijd, vaardigheden en kwaliteiten.
• Is het takenpakket aantrekkelijk genoeg voor de nieuw te werven doelgroep vrijwilligers?

5. De werving en selectie van vrijwilligers

• Wat zijn de algemene criteria voor werving?
• Wordt er planmatig geworven?
• Wordt er bij de werving gekeken naar de aantrekkelijkheid van het aanbod?
• Wordt er doelgroepgericht geworven?
• Wie is verantwoordelijk voor werving?
• Wordt de werving geëvalueerd op behaalde resultaten?
• Zijn er algemene selectiecriteria vastgesteld?
• Zijn er selectiecriteria per taak vastgesteld?
• Wie is verantwoordelijk voor de selectie, aanname of afwijzing van vrijwilligers?
• Is er een protocol gemaakt hoe de vrijwilliger geïnformeerd wordt over de aanname of afwijzing?

6. Inwerken en begeleiden van vrijwilligers

• Wie introduceert de vrijwilliger?
• Bestaat er een inwerk programma voor vrijwilligers en wie is daar verantwoordelijk voor?
• Is er sprake van een proefperiode en hoe lang duurt deze?
• Wordt er na de proefperiode een evaluatiegesprek gehouden en wie doet dit?
• Zijn er begeleidingsgesprekken over het functioneren van de vrijwilliger ingevoerd? Hoe vaak en door wie?
• Zijn er functieprofielen voor de begeleiders van vrijwilligers opgesteld?
• Worden begeleiders hierop geselecteerd?

7. Informatie en communicatie

• Op welke manier worden vrijwilligers geïnformeerd over zaken die hun werk aangaan?
• Op welke manier worden vrijwilligers geïnformeerd over de organisatie?
• Zijn er nog andere vormen van informatie waardoor de vrijwilliger aan actuele informatie komt? Denk aan nieuwsbrief, org. krant, prikbord enz.
• In hoeverre hebben vrijwilligers inspraak en medezeggenschap in beleid en organisatie van het vrijwilligerswerk?
• Hoe is de inspraak en medezeggenschap van vrijwilligers formeel geregeld?
• Onder wiens verantwoordelijkheid valt de informatie en communicatie met vrijwilligers?

8. Scholing en waarderingsbeleid

• Is er sprake van een scholingsbeleid voor vrijwilligers?
• Vanuit welke invalshoek vindt scholing plaats? Taak en of themagericht, sturing op
• talent en motivatie van de vrijwilliger of een mix van deze drie?
• Welke criteria gelden er om voor scholing in aanmerking te komen?
• Wordt er aan loopbaanbegeleiding gedaan voor vrijwilligers?
• Is er een waarderingsbeleid opgesteld voor vrijwilligers?
• Waarin komt het waarderingsbeleid tot uiting?
• Wie is verantwoordelijk voor het scholing- en waarderingsbeleid?

(Bron: vrijwilligersaanzet)

Sociale veiligheid

Een veilige omgeving is voor iedereen! Dus ook tijdens het doen van vrijwilligerswerk. De plek, de mensen met wie je omgaat… Allemaal heeft het te maken met sociale veiligheid.

Beschrijf in het beleid waar vrijwilligers terecht kunnen wanneer er sprake is van ongewenst gedrag.

Tip! Werk met de 5 B’s

Werken met vrijwilligers vindt plaats aan de hand van de vijf B's. De B's geven aan waar u als bestuur of coördinator bij het werken met vrijwilligers vooral aandacht aan moet besteden. Alle B’s zijn even belangrijk want als een ervan verwaarloosd wordt, heeft dat meteen consequenties voor de andere vier.

Binnenhalen - Begeleiden - Belonen - Behouden - Beëindigen