Penningmeester bestuur SIVE / Vrijwilliger financiële zaken

Bij SIVE werken ruim 60 vrouwelijke vrijwilligers en één parttime beroepskracht op mbo-niveau.

SIVE zoekt een bestuurslid of een vrijwilliger met kennis van financiën. De taken zijn vrij breed en vergelijkbaar met die van een penningmeester binnen een kleine stichting met een jaarlijkse subsidie van € 49.000 en een begroting van rond de € 60.000. De stichting is grotendeels afhankelijk van subsidie van de Gemeente Enschede. Als zodanig hebben we een subsidie relatie met de Gemeente en ambtenaren. Daarnaast worden fondsen aangeschreven ten behoeve van het uitvoeren van nieuwe projectactiviteiten. Enige kennis van de toepassing van relevante (financiële) applicaties en automatiseringspakketten is van belang.

Huidige werkwijze

De kas wordt bijgehouden door een vrijwilligster en zij verricht ook de boekingen in het kasboek. De boekhouding wordt ingevoerd in het boekhoudprogramma Cash door kostenplaatsen. SIVE maakt gebruik van een administratiekantoor, die de jaarrekening opstelt en de controle door de accountant regelt; salarisadministratie uitvoert. Het bestuur is (eind-)verantwoordelijk voor de financiën; het beleid en de uitvoering van de activiteiten. Binnen het bestuur is kennis aanwezig van management & organisatie; welzijnswerk; ICT; administratieve inrichting. Helaas hebben we momenteel (september 2019) geen bestuurslid beschikbaar met een financiële- of juridische achtergrond.

Wat vragen van de nieuwe vrijwillige medewerker deskundig op financieel gebied?

Doel in grote lijnen:

-Het mee bewaken van het budgetbeleid door het bieden van ondersteuning en het verder professionaliseren van de administratieve inrichting. Dit in samenwerking met het bestuur en op organisatieniveau.

Mee bewaken van het budget:

-Begroting; inkomsten en uitgaven patroon beoordelen en advisering voor een bijstelling, het zoeken naar financiële ruimte et cetera.

Inbegrepen de budgetten op gebied van vaste lasten; huisvesting; personeel; organisatie en variabele lasten (activiteiten).

Ondersteuning bieden in de verdere professionalisering van de administratieve inrichting:

-De subsidieverantwoording richting Gemeente.

-Hulp bieden in het opstellen van een conceptbegroting.

-Mede beoordelen, plannen en controleren van de inkomsten en uitgaven en (mee) opzetten van een budget bewaaksysteem.

-Planning en control cyclus helpen invoeren en uitvoeren.

-Ondersteuning bieden aan de coordinator voor het opstellen en/of controleren van een project begroting voor het aanvragen van projectsubsidies door fondsen en/of sponsoren. Ondersteuning bieden in het mede opstellen van het financiele deel van de gevraagde verantwoording voor de verantwoording rondom de uitvoering van het project.

De uitvoering

-Planning- en control cyclus helpen invoeren en uitvoeren in samenwerking met de coördinator, vrijwilligster financiële ondersteuning en het administratiekantoor:

-Verwerkt gegevens van financiële aard in de financiële administratie (declaraties, facturen, boekingen).

-Controleert de dagelijkse verwerking van financiële gegevens.

-Controleert de aansluiting tussen de boekhouding (het grootboek) en sub-administraties zoals debiteuren, crediteuren en activa.

-Stelt de facturen betaalbaar en controleert betalingen aan crediteuren.

-Maakt periodieke rapportages en ad-hoc analyses van financiële aard:

-Verstrekt, op verzoek, mondeling en/of schriftelijk informatie uit de financiële administratie aan het bestuur (intern) en belanghebbenden (in- en extern),

-Verzamelt gegevens voor het opstellen van de begroting, de jaarrekening en periodieke financiële overzichten.

-Archiveert financiële brondocumenten.

-Stelt voor de kredietbewaking cijferoverzichten op over aan te gane en aangegane verplichtingen en het verloop van uitgaven en ontvangsten.

-Helpt de werkprocessen te verbeteren door het invoeren van meer functiescheiding.

-Signaleert mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures binnen de administratieve organisatie. Met het doel dat werkzaamheden efficiënter en effectiever en met een zo hoog mogelijke kwaliteit uitgevoerd kunnen worden.

-Archiveert financiële brondocumenten.

Financieel beleid realiseren:

-Adviseert over c.q. ontwikkelt, in overleg met bestuur/coordinator het te voeren financiële beleid;

Bewaakt de financiële (liquiditeits-)positie van de instelling:

-Levert een bijdrage aan het verwerven van alternatieve financiering (subsidies en fondsen).

-Stuurt de begrotingscyclus aan en bewaakt de toegekende budgetten.

-Beheert de verzekeringsportefeuille.

-Onderhoudt contact met het administratiekantoor en eventueel accountants over de verslaglegging.

-Beoordeelt (project)plannen en begrotingen, die door coördinator en medewerkers zijn opgesteld. Houdt hierbij rekening met de financiële effecten op zowel de korte als de lange termijn;

-Geeft fiscaal advies.

-Functioneert als vraagbaak voor financieel-economische vraagstukken.

-Adviseert en toetst liquiditeitenbeheer.

-Stelt algemene planning en control-principes, richtlijnen en -procedures van de instelling op; • Ziet toe op de naleving ervan.