Vrijwilligers en beleid

Checklist voor de opzet van vrijwilligersbeleid. ‘Deze checklist is te gebruiken voor de opzet en het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid of onderdelen uit het vrijwilligersbeleid. Door alle vragen door te nemen en te bespreken met elkaar ontstaat er een duidelijk beeld hoe men het vrijwilligerswerk binnen de eigen organisatie wil vorm geven. Vervolgens kunnen alle onderwerpen of een aantal onderdelen eruit, vertaald worden naar een concreet beschreven vrijwilligersbeleid.’ (bron: zie onderaan) Onderwerpen in een notitie vrijwilligersbeleid: 1. Inleiding a. Wat zijn de doelstellingen van de organisatie en haar belangrijkste kernactiviteiten; b. Wat is de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen? c. Wie is er betrokken bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? d. Hoe wil de organisatie tot een concreet vrijwilligersbeleid komen? 2. Missie en visievorming over het vrijwilligerswerk a. Wat is de belangrijkste motivatie om met vrijwilligers te werken? b. Wat zou het werken met vrijwilligers kunnen toevoegen aan de organisatie; wat leveren ze aan meerwaarde? c. Welke bijdrage leveren vrijwilligers aan het behalen van de doelstellingen/ producten/dienstverlening van de organisatie? d. Welk type vrijwilliger zoekt de organisatie? 3. De positie van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie a. Hoe ziet de organisatiestructuur eruit en het organogram? b. Op welk niveau worden vrijwilligers actief: bestuurlijk, organisatorisch, coördinerend of uitvoerend? c. Wie gaat het vrijwilligerswerk begeleiden en coördineren? d. Wie wordt eindverantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid? e. Welke rechten en plichten zijn er voor vrijwilligers? f. Wordt er gewerkt met een vrijwilligersovereenkomst? g. Wat wordt de begroting en budget voor vrijwilligerswerk? 4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van vrijwilligers a. Welke taken gaan vrijwilligers verrichten? Grote lijn; b. Omschrijf de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in detail en op de verschillende niveaus; c. Omschrijf per taak de ureninzet en verwachtingen naar een vrijwilliger; d. Maak bij ieder takenpakket een vrijwilligersprofiel. Een vrijwilligersprofiel beschrijft: het type vrijwilliger, achtergrond, leeftijd, vaardigheden en kwaliteiten. e. Is het takenpakket aantrekkelijk genoeg voor de nieuw te werven doelgroep vrijwilligers? 5. De werving en selectie van vrijwilligers a. Wat zijn de algemene criteria voor werving? b. Wordt er planmatig geworven? c. Wordt er bij de werving gekeken naar de aantrekkelijkheid van het aanbod? d. Wordt er doelgroepgericht geworven? e. Wie is verantwoordelijk voor werving? f. Wordt de werving geëvalueerd op behaalde resultaten? g. Zijn er algemene selectiecriteria vastgesteld? h. Zijn er selectiecriteria per taak vastgesteld? i. Wie is verantwoordelijk voor de selectie, aanname of afwijzing van vrijwilligers? j. Is er een protocol gemaakt hoe de vrijwilliger geïnformeerd wordt over de aanname of afwijzing? 6. Inwerken en begeleiden van vrijwilligers a. Wie introduceert de vrijwilliger? b. Bestaat er een inwerk programma voor vrijwilligers en wie is daar verantwoordelijk voor? c. Is er sprake van een proefperiode en hoe lang duurt deze? d. Wordt er na de proefperiode een evaluatiegesprek gehouden en wie doet dit? e. Zijn er begeleidingsgesprekken over het functioneren van de vrijwilliger ingevoerd? Hoe vaak en door wie? f. Zijn er functieprofielen voor de begeleiders van vrijwilligers opgesteld? g. Worden begeleiders hierop geselecteerd? 7. Informatie en communicatie a. Op welke manier worden vrijwilligers geïnformeerd over zaken die hun werk aangaan? b. Op welke manier worden vrijwilligers geïnformeerd over de organisatie? c. Zijn er nog andere vormen van informatie waardoor de vrijwilliger aan actuele informatie komt? Denk aan nieuwsbrief, org. krant, prikbord enz. d. In hoeverre hebben vrijwilligers inspraak en medezeggenschap in beleid en organisatie van het vrijwilligerswerk? e. Hoe is de inspraak en medezeggenschap van vrijwilligers formeel geregeld? f. Onder wiens verantwoordelijkheid valt de informatie en communicatie met vrijwilligers? 8. Scholing en waarderingsbeleid a. Is er sprake van een scholingsbeleid voor vrijwilligers? b. Vanuit welke invalshoek vindt scholing plaats? Taak en of themagericht, sturing op talent en motivatie van de vrijwilliger of een mix van deze drie? c. Welke criteria gelden er om voor scholing in aanmerking te komen? d. Wordt er aan loopbaanbegeleiding gedaan voor vrijwilligers? e. Is er een waarderingsbeleid opgesteld voor vrijwilligers? f. Waarin komt het waarderingsbeleid tot uiting? g. Wie is verantwoordelijk voor het scholing- en waarderingsbeleid? (bron: vrijwilligersaanzet) Sociale veiligheid Een veilige omgeving is voor iedereen! Dus ook tijdens het doen van vrijwilligerswerk. De plek, de mensen met wie je omgaat… Allemaal heeft het te maken met sociale veiligheid. Beschrijf in het beleid waar vrijwilligers terecht kunnen wanneer er sprake is van ongewenst gedrag. Neem gerust contact met ons op, wij helpen jullie graag verder. Tip! Werk met de 5 B’s Werken met vrijwilligers vindt plaats aan de hand van de vijf B's. De B's geven aan waar u als bestuur of coördinator bij het werken met vrijwilligers vooral aandacht aan moet besteden. Alle B’s zijn even belangrijk want als een ervan verwaarloosd wordt, heeft dat meteen consequenties voor de andere vier. - Binnenhalen - Begeleiden - Belonen - Behouden - Beëindigen

Wanneer je als maatschappelijke organisatie werkt met vrijwilligers heb je te maken met diverse wet- en regelgeving. Wij hebben ze voor je op een rijtje gezet. Arbowetgeving Vrijwilligers hebben net als werknemers in loondienst recht op veilige en gezonde werkomstandigheden. Daarom geldt er een aantal Arbo verplichtingen die zijn te vinden in het Arbobesluit artikel 9.5a. Om veiligheid tijdens het werk te kunnen garanderen, moeten vrijwilligers op de hoogte zijn van eventuele risico's en weten hoe zij om moeten gaan met de beschikbare hulp- en beschermingsmiddelen. Daarnaast moeten vrijwilligers die bijvoorbeeld werken met kinderen of mensen met een verstandelijke handicap weten wat ongewenste omgangsvormen zijn. Op de website In Veilige Handen vind je een stappenplan, checklist en overzicht van trainingen en workshops georganiseerd door NOV-Platform Vrijwillige Inzet. M-Pact organiseert ook workshops over verschillende thema's m.b.t. vrijwillige inzet. Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) Bij de AVG staat het bewaren en het beschermen van de persoonsinformatie centraal, evenals het melden van eventuele datalekken. Met behulp van een zeven stappenplan maak je jouw organisatie AVG-bestendig! Vrijwilligerspunt helpt graag om dit stappenplan uit te voeren. Tevens verzorgt Vrijwilligerspunt de training ‘Gebruik van persoonsgegevens binnen jouw vereniging'. Drank- en horecawet Het blijft van groot belang dat jongeren onder de 18 jaar geen alcohol kunnen verkrijgen in uw accommodatie. Verenigingen die alcohol willen verkopen, moeten daarnaast aan een aantal wettelijke eisen voldoen rondom sociale hygiëne. Deze eisen zijn vastgelegd in de Drank- en Horecawet. Zo dient er altijd iemand aanwezig te zijn die in het bezit is van de Verklaring kennis en inzicht sociale hygiëne. Dit kan bijvoorbeeld een kantine coördinator zijn. De verklaring wordt afgegeven door de Stichting Vakbekwaamheid Horeca. Barvrijwilligers moeten een instructie Verantwoord Alcoholgebruik hebben gevolgd. Via e-learning kun je deze instructie volgen, een toets doen en het certificaat aanvragen. Evenementen Voor het organiseren van evenementen heeft iedere gemeente regels vastgelegd in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). In de APV is onder andere opgenomen voor welke evenementen een vergunning vereist is. Daarnaast kunnen vanuit de Auteurswet, de Warenwet en de Drank- en Horecawet extra regels aan het evenement worden gesteld. Tijdens een evenement kan behoefte zijn aan de inzet van een verkeersregelaar. Deze verkeersregelaar moet altijd gecertificeerd zijn. Via de e-learning module kun je de instructie voor Evenementenverkeersregelaar bij Stichting Verkeersregelaars Nederland volgen. Na het volgen van deze instructie kun je voor één jaar aangesteld worden als verkeersregelaar.

Vrijwilligersverzekering Gemeente Enschede In Enschede zijn veel vrijwilligers. Soms zijn zij goed verzekerd, maar soms ook niet. Om haar vrijwilligers te ondersteunen heeft de gemeente Enschede per 1 juli 2009 een collectieve VNG Vrijwilligersverzekering afgesloten. Dekkingsoverzicht vrijwilligersverzekering Enschede Voor wie? De vrijwilligersverzekering is bedoeld voor iedere vrijwilliger die actief is in de gemeente of voor een organisatie uit de gemeente. Een vrijwilliger is degene die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en / of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Dus iedere vrijwilliger actief in de gemeente of actief voor een organisatie uit de gemeente is verzekerd. Meer info De wereld van de vrijwilliger verandert continu. Denk bijvoorbeeld aan de wet WBTR of de opvang van vluchtelingen thuis. Hoe fijn is het dan dat je al dit soort informatie op 1 plek kan vinden? Hier vind je de laatste informatie en antwoorden op de meest gestelde vragen: INFORMATIE & ANTWOORDEN Bent u vrijwilliger en heeft u schade opgelopen tijdens het uitvoeren van uw vrijwilligerswerk? Stap 1: Let op!: Ga eerst na of u de schade kan melden op een eigen verzekering of op een verzekering van de organisatie. Wanneer uw eigen verzekering of andere verzekeringen geen schade vergoeden moet dit schriftelijk worden aangetoond. Er zijn geen andere voorliggende voorzieningen. Stap 2: Vul het schadeformulier in. Klik hier voor het schadeformulier Het ingevulde schadeformulier mailen naar: [email protected] Een medewerker van M-Pact zal contact met u opnemen Wanneer de juistheid van melding is vastgesteld zet M-Pact de melding door aan de gemeente Enschede Stap 3: De gemeente meldt de schade bij Centraal Beheer. De schadebehandelaar van Centraal Beheer neemt contact op met de vrijwilliger of de organisatie. Als de schade is afgehandeld, meldt Centraal Beheer dit zowel aan de vrijwilliger als aan de gemeente. Heb je vragen of hulp nodig? Neem contact op met M-Pact via email: [email protected]. Is mijn vrijwilligersorganisatie wel goed verzekerd? Een goede verzekering kan je organisatie veel tijd, geld en energie besparen. Van belang is het beoordelen welke risico’s de vrijwilligers lopen bij het uitvoeren van hun werk. Past dit bij je huidige polis of bij de verzekering die je wilt afsluiten? Wanneer je weet wat de risico’s zijn, kun je bepalen wat er van de collectieve verzekering van de gemeente voor jouw organisatie van toepassing is en welke verzekeringen zinvol zijn om aanvullend af te sluiten. Denk aan een inzittendenverzekering bij vrijwillig personenvervoer. Meer informatie op de website van Centraal Beheer . Informatie: Bestuurdersaansprakelijkheid en Persoonlijke aansprakelijkheid